Cantus der Dames Sophisticats
Cantus der Dames Sophisticats
Globale omschrijving
Al jaren wordt er elk jaar in Breda het
Bourgondische zangfestijn georganiseerd voor disputen van zowel uit Breda als
uit andere steden. In totaal komen er tussen de 80 en 130 personen op een avond
als deze. Deze avond staat in het teken van verbroedering door middel van
verschillende liederen die gezongen worden. Dit feest wordt jaarlijks
georganiseerd door Dames Sophisticats een dispuut uit Breda. Ik ben afgelopen
jaar hoofd Cantus geweest samen met iemand anders wat inhoudt dat ik met haar
de leiding over de organisatie van het hele evenement had.
1. Bedrijf/Opdrachtgever
Dames Sophisticats
2. Opdracht en mijn rol en
verantwoordelijkheden daarbinnen
Hoofd Cantus en zorgen dat alles geregeld
werd en uitnodigingen op tijd gestuurd werden, alle benodigdheden geregeld
waren en alle andere verantwoordelijkheden die komen kijken bij de organisatie
van het feest.
3. Verloop opdracht
Door een goede planning en een overzicht
is de organisatie redelijk soepel verlopen. Er zijn wat vertragingen geweest
doordat niet alles op tijd geregeld was voor de gestelde deadline maar hiervoor
was gelukkig genoeg tijd ingepland. Verder was het grootste probleem dat alles
opgebouwd was en toen de locatie af werd gezegd en op de dag zelf er nog een
nieuwe locatie gezocht moest worden. Door goed te handelen is ook dit
uiteindelijk goed verlopen.
4. De ontwikkelde competenties
Ik heb de competentie volgende
competenties heb ik ontwikkeld tijdens mijn functie als organisator van die
evenement.
- Probleemanalyse
- Oordeelsvorming
- Visie
Probleemanalyse
Situatie
Alles was geregeld, alles stond klaar alleen de eigenaar van de kroeg was zelf nog niet aanwezig door een afspraak buiten de deur. Ik had hem al een aantal keer proberen te bellen maar kreeg geen gehoor. Toen ik terug gebeld werd kreeg ik opeens te horen dat de locatie niet door zal gaan om een aan onduidelijke reden zonder argumenten. Er was geen locatie en met nog een paar uur te gaan voor de Cantus begon moesten ik en mijn mede hoofd Cantus op het laatste moment nog een nieuwe locatie regelen om het feest wel door te kunnen laten gaan. De probleemdefinitie eenvoudig dat de eigenaar zonder reden opeens de locatie had afgezegd via de telefoon en hij was hierna niet meer bereikbaar, er moest een nieuwe locatie geregeld worden.
Alles was geregeld, alles stond klaar alleen de eigenaar van de kroeg was zelf nog niet aanwezig door een afspraak buiten de deur. Ik had hem al een aantal keer proberen te bellen maar kreeg geen gehoor. Toen ik terug gebeld werd kreeg ik opeens te horen dat de locatie niet door zal gaan om een aan onduidelijke reden zonder argumenten. Er was geen locatie en met nog een paar uur te gaan voor de Cantus begon moesten ik en mijn mede hoofd Cantus op het laatste moment nog een nieuwe locatie regelen om het feest wel door te kunnen laten gaan. De probleemdefinitie eenvoudig dat de eigenaar zonder reden opeens de locatie had afgezegd via de telefoon en hij was hierna niet meer bereikbaar, er moest een nieuwe locatie geregeld worden.
Taken
Ik had de taak om zo snel mogelijk een nieuwe locatie te regelen en te achterhalen wat het daadwerkelijke probleem was. Er moest een oplossing gezocht worden en alle bezoekers moesten op tijd worden ingelicht.
Acties
Om snel en adequaat te handelen heb ik voorgesteld om met 2 personen rond te bellen en er verder niet allemaal mensen bij te betrekken. Er moest een goed overzicht blijven en er mocht geen onrust ontstaan. Als eerste ben ik zelf alle locaties van eerdere jaren afgegaan voor er naar andere gezocht werd, met hen waren we bekend. Dit lukte niet hierna zijn andere locaties benaderd. Bij het zoeken naar een nieuwe locatie waren sowieso een aantal nadelen:
- Er kwamen extra kosten bij die niet berekend waren
- Het was niet duidelijk of er genoeg ruimte was
- Het was erg krap om alles nog te verhuizen
- Om iedereen op tijd in te lichten en te zorgen dat het goed werd doorgegeven moest er snel gehandeld worden.
Ik had de taak om zo snel mogelijk een nieuwe locatie te regelen en te achterhalen wat het daadwerkelijke probleem was. Er moest een oplossing gezocht worden en alle bezoekers moesten op tijd worden ingelicht.
Acties
Om snel en adequaat te handelen heb ik voorgesteld om met 2 personen rond te bellen en er verder niet allemaal mensen bij te betrekken. Er moest een goed overzicht blijven en er mocht geen onrust ontstaan. Als eerste ben ik zelf alle locaties van eerdere jaren afgegaan voor er naar andere gezocht werd, met hen waren we bekend. Dit lukte niet hierna zijn andere locaties benaderd. Bij het zoeken naar een nieuwe locatie waren sowieso een aantal nadelen:
- Er kwamen extra kosten bij die niet berekend waren
- Het was niet duidelijk of er genoeg ruimte was
- Het was erg krap om alles nog te verhuizen
- Om iedereen op tijd in te lichten en te zorgen dat het goed werd doorgegeven moest er snel gehandeld worden.
Ook waren er voordelen om wel een nieuwe
locatie te zoeken:
- Het is een van de bekendste feesten en iedereen verheugd zich erop, je kan het niet afzeggen.
- We wisten zo dat wanneer we het wel daar hadden gehouden de eigenaar op een later moment pas had laten weten dat het niet door kon gaan
- Het feest kon gewoon doorgaan en achteraf met een hele goede locatie die zelfs volgend jaar alweer beschikbaar stelde.
- Het is een van de bekendste feesten en iedereen verheugd zich erop, je kan het niet afzeggen.
- We wisten zo dat wanneer we het wel daar hadden gehouden de eigenaar op een later moment pas had laten weten dat het niet door kon gaan
- Het feest kon gewoon doorgaan en achteraf met een hele goede locatie die zelfs volgend jaar alweer beschikbaar stelde.
Omdat het nog steeds onduidelijk was waar
de oorzaak van de beslissing van de eerste locatie was heb ik ook direct samen
met de andere hoofd Cantus een gesprek aangevaagd om na te lopen wat er
allemaal speelde waar wij niks vanaf wisten, hierna konden wij pas gaan kijken
wat de oplossingen waren. Na dit gesprek was het nog erg onduidelijk maar
hebben wij de punten die hij heeft aangedragen gebundeld en hiervan een analyse
gemaakt om te voorkomen dat dit volgende jaren wederom zal gebeuren.
à Hij vond het bij nader inzien niet goed dat er een groot aantal studenten bij hem binnen zal staan en het werd te groots aangepakt. In zijn ogen was dit vooraf niet goed doorgegeven vooraf en hoorde hij het via via. Volgend jaar zal er dus op een andere manier gecommuniceerd moeten worden om dit wel duidelijk te maken.
Resultaat
Na wat gedoe is het uiteindelijk goed afgelopen en is er een nieuwe locatie geregeld, iets wat erg lastig was en bijna niet voorstelbaar maar gelukkig! De avond is vervolgens goed verlopen en iedereen heeft genoten.
à Hij vond het bij nader inzien niet goed dat er een groot aantal studenten bij hem binnen zal staan en het werd te groots aangepakt. In zijn ogen was dit vooraf niet goed doorgegeven vooraf en hoorde hij het via via. Volgend jaar zal er dus op een andere manier gecommuniceerd moeten worden om dit wel duidelijk te maken.
Resultaat
Na wat gedoe is het uiteindelijk goed afgelopen en is er een nieuwe locatie geregeld, iets wat erg lastig was en bijna niet voorstelbaar maar gelukkig! De avond is vervolgens goed verlopen en iedereen heeft genoten.
Uit het gesprek zijn maar weinig punten
gekomen die in zijn ogen niet goed waren. Verder had hij een aantal
kritiekpunten zoals hierboven vermeld die wij geanalyseerd hebben en gedocumenteerd
hebben voor de aankomende jaren. Ook heb ik al een document opgesteld wat
ondertekend moet worden, anders is het niet bevestigd.
Terugkoppeling
Ondanks dat er vooraf meerdere gesprekken hebben plaatsgevonden over de avond zelf met de locatie eigenaar is het toch mis gegaan. Volgende keer wil ik nog een duidelijker document met handtekeningen over de locatie om niet weer een soort gelijk probleem te krijgen. Doordat ik goed en adequaat heb gehandeld is alles wel goed verlopen en hoop ik dit kan allemaal volgend jaar en de jaren erna worden meegenomen. Het is nu helaas niet gegaan zoals het zal moeten maar in de toekomst zal hier vooraf al rekening mee worden gehouden door de documenten die er nu zijn opgesteld.
Terugkoppeling
Ondanks dat er vooraf meerdere gesprekken hebben plaatsgevonden over de avond zelf met de locatie eigenaar is het toch mis gegaan. Volgende keer wil ik nog een duidelijker document met handtekeningen over de locatie om niet weer een soort gelijk probleem te krijgen. Doordat ik goed en adequaat heb gehandeld is alles wel goed verlopen en hoop ik dit kan allemaal volgend jaar en de jaren erna worden meegenomen. Het is nu helaas niet gegaan zoals het zal moeten maar in de toekomst zal hier vooraf al rekening mee worden gehouden door de documenten die er nu zijn opgesteld.
Oordeelsvorming
Situatie
Aan het einde van de Cantus heeft er een overall evaluatie plaats gevonden over de organisatie van het event en de avond zelf hoe alles is verlopen. Hierin is besproken wat goed is gegaan en wat volgende jaren beter of op een andere manier zou moeten / kunnen. Ik heb deze evaluatie geleidt en hierin mijn punten voorgelegd waaruit mijn oordeel is voortgekomen. Om dit oordeel te vormen heb ik eerst het verloop op papier gezet om dit vervolgens met mijn mede cantus hoofd te bespreken en hierna met het hele actieve dispuut.
Mijn oordelen over de organisatie:
- De organisatie was goed geregeld, tot de uiteindelijke uitwerking hier was niet genoeg tijd ingepland.
- Zonde en onnodig dat de locatie niet goed gegaan is, hier moet een betere afspraak over komen.
- De samenwerking en het oplossend denken van iedereen die erbij was, was erg goed en pro actief.
- De nieuwe locatie en de verandering van opstellingen waren na afweging van de consequenties goed.
Aan het einde van de Cantus heeft er een overall evaluatie plaats gevonden over de organisatie van het event en de avond zelf hoe alles is verlopen. Hierin is besproken wat goed is gegaan en wat volgende jaren beter of op een andere manier zou moeten / kunnen. Ik heb deze evaluatie geleidt en hierin mijn punten voorgelegd waaruit mijn oordeel is voortgekomen. Om dit oordeel te vormen heb ik eerst het verloop op papier gezet om dit vervolgens met mijn mede cantus hoofd te bespreken en hierna met het hele actieve dispuut.
Mijn oordelen over de organisatie:
- De organisatie was goed geregeld, tot de uiteindelijke uitwerking hier was niet genoeg tijd ingepland.
- Zonde en onnodig dat de locatie niet goed gegaan is, hier moet een betere afspraak over komen.
- De samenwerking en het oplossend denken van iedereen die erbij was, was erg goed en pro actief.
- De nieuwe locatie en de verandering van opstellingen waren na afweging van de consequenties goed.
Taken
Ik had de taak om mijn eigen punten zowel plus als minpunten te benoemen en te beargumenteren waarom ik dit vond. Aan de hand hiervan heb ik mijn oordeel gevormd en als eerste aan de mede hoofd cantus getoond en vervolgens aan heel actief om zo iedereen te informeren over, waar wij na beide onze eigen meningen te hebben beargumenteerd en besproken onderling, de conclusie en de dingen die veranderd konden worden of juist voortgezet moesten worden. Dit moest ik goed beargumenteren en aanduiden waarom dit nou juist en hoe ik hiertoe was gekomen. Ook had ik de taak om de evaluatie te leiden. Iedereen het woord te geven en zorgen dat alle kanten bekeken werden en ieders mening naar voor kwam en mensen niet andere meningen zouden volgen.
Ik had de taak om mijn eigen punten zowel plus als minpunten te benoemen en te beargumenteren waarom ik dit vond. Aan de hand hiervan heb ik mijn oordeel gevormd en als eerste aan de mede hoofd cantus getoond en vervolgens aan heel actief om zo iedereen te informeren over, waar wij na beide onze eigen meningen te hebben beargumenteerd en besproken onderling, de conclusie en de dingen die veranderd konden worden of juist voortgezet moesten worden. Dit moest ik goed beargumenteren en aanduiden waarom dit nou juist en hoe ik hiertoe was gekomen. Ook had ik de taak om de evaluatie te leiden. Iedereen het woord te geven en zorgen dat alle kanten bekeken werden en ieders mening naar voor kwam en mensen niet andere meningen zouden volgen.
Acties
Om te zorgen dat ik een heldere en eigen mening kon vormen heb ik gedurende het hele proces aantekeningen gemaakt waarna ik aan de hand hiervan een goede mening kon vormen. Voor ik dit uiteindelijk aan iedereen heb gepresenteerd heb ik het gedeeld met mijn mede hoofd cantus om zo ook haar mening erover te horen en te zien of ik niet te eenzijdig geoordeeld had. Ook heb ik bij al mijn meningen gekeken of het op een andere manier kon of niet, en wanneer die wel kon is het voor mij als een minpunt opgeschreven, een onnodige fout.
Na dit te hebben overlegd met zijn tweeën hebben wij alles voorgelegd aan de rest van het dispuut om zo ook hun meningen te horen en aan de hand van alle meningen bij elkaar een eindevaluatie te maken. Wel heb ik bij alles een argumentatie gevraagd om niet zomaar met iemand mee te lopen om zo ook te zorgen dat iedereen en goed over nadacht en wist wat er gebeurde.
Aan her einde heb ik een document opgesteld voor de volgende keer met wat we dan anders willen zien.
Om te zorgen dat ik een heldere en eigen mening kon vormen heb ik gedurende het hele proces aantekeningen gemaakt waarna ik aan de hand hiervan een goede mening kon vormen. Voor ik dit uiteindelijk aan iedereen heb gepresenteerd heb ik het gedeeld met mijn mede hoofd cantus om zo ook haar mening erover te horen en te zien of ik niet te eenzijdig geoordeeld had. Ook heb ik bij al mijn meningen gekeken of het op een andere manier kon of niet, en wanneer die wel kon is het voor mij als een minpunt opgeschreven, een onnodige fout.
Na dit te hebben overlegd met zijn tweeën hebben wij alles voorgelegd aan de rest van het dispuut om zo ook hun meningen te horen en aan de hand van alle meningen bij elkaar een eindevaluatie te maken. Wel heb ik bij alles een argumentatie gevraagd om niet zomaar met iemand mee te lopen om zo ook te zorgen dat iedereen en goed over nadacht en wist wat er gebeurde.
Aan her einde heb ik een document opgesteld voor de volgende keer met wat we dan anders willen zien.
Resultaat
Door zelf eerst goed bezig te zijn geweest met mijn eigen mening en het vormen hiervan ben ik niet direct uitgegaan van wat de rest dacht en zei. Ik heb een eigen heldere mening gevormd en hier in eerste instantie maar één persoon bij betrokken om een goed overzicht te houden. Wij hebben tenslotte alles samen geregeld en weten ook het beste wat er anders kan. Door zo een goede mening te vormen en alles goed af te wegen zijn wij tot een goed resultaat gekomen. We hebben alles voorgelegd aan het dispuut en ook zij waren het eens met deze punten en hadden zelf ook nog het punt om de communicatie naar buiten toe meer gesloten te houden zodat andere onze fouten niet erkennen. De volgende punten heb ik beoordeeld:
- De organisatie was goed geregeld, tot de uiteindelijke uitwerking hier was niet genoeg tijd ingepland: Dit is een nadeel omdat het stress kon opleveren en mensen door elkaar zouden gaan werken, het was een voordeel omdat iedereen zo zichzelf nuttig kon maken waar nodig wanneer zij even klaar waren. Hierbij konden zij hun initiatief tonen. In de toekomst willen ik dit initiatief houden maar de planning wel aanpassen.
- Zonde en onnodig dat de locatie niet goed gegaan is, hier moet een betere afspraak over komen. Voordeel was dat het vooraf gebeurde en er ruimte was iets anders te regelen, een nadeel was dat alles verplaatst en gecommuniceerd moest worden. De nadelen winnen het hier, volgend jaar moet dit echt anders geregeld worden. Er moet een document komen met handtekeningen.
- De samenwerking en het oplossend denken van iedereen die erbij was, was erg goed en pro actief. Hierbij heb ik niets negatiefs te zeggen, het was erg pro actief en oplossend. Het enige nadeel was dat het overzicht minder was doordat iedereen wat deed maar dit is goed verlopen.
- De nieuwe locatie en de verandering van opstellingen waren na afweging van de consequenties goed: Het had verkeerd kunnen uitpakken, er had geen locatie gevonden kunnen worden en de tafel indeling had gevolgen kunnen hebben voor tradities die hierbij gebroken werden. Ik vind dat iedereen hier adequaat mee is omgegaan en het positief heeft opgevat.
Nadat ik van andere ook nog meer punten gehoord heb, heb ik mijn punten wel opnieuw bekeken en sommige aangepast. Dit vind ik een goed voorbeeld van een gezamenlijke evaluatie je bekijkt dingen niet alleen vanuit je eigen oogpunt maar ook vanuit die van de andere. Op deze manier ben ik tot goede conclusies gekomen. De nieuwe manier van oordelen bekijken op voorhand en achteraf was een grote eye opener ik had hierover gehoord en het leek me erg interessant. Ik heb zo ingezien dat het heel erg afhankelijk is of je alleen oordeelt of ook naar andere luistert. Wanneer je ook andere erbij betrekt bereik je een veel beter resultaat wat nu ook is gebleken.
Door zelf eerst goed bezig te zijn geweest met mijn eigen mening en het vormen hiervan ben ik niet direct uitgegaan van wat de rest dacht en zei. Ik heb een eigen heldere mening gevormd en hier in eerste instantie maar één persoon bij betrokken om een goed overzicht te houden. Wij hebben tenslotte alles samen geregeld en weten ook het beste wat er anders kan. Door zo een goede mening te vormen en alles goed af te wegen zijn wij tot een goed resultaat gekomen. We hebben alles voorgelegd aan het dispuut en ook zij waren het eens met deze punten en hadden zelf ook nog het punt om de communicatie naar buiten toe meer gesloten te houden zodat andere onze fouten niet erkennen. De volgende punten heb ik beoordeeld:
- De organisatie was goed geregeld, tot de uiteindelijke uitwerking hier was niet genoeg tijd ingepland: Dit is een nadeel omdat het stress kon opleveren en mensen door elkaar zouden gaan werken, het was een voordeel omdat iedereen zo zichzelf nuttig kon maken waar nodig wanneer zij even klaar waren. Hierbij konden zij hun initiatief tonen. In de toekomst willen ik dit initiatief houden maar de planning wel aanpassen.
- Zonde en onnodig dat de locatie niet goed gegaan is, hier moet een betere afspraak over komen. Voordeel was dat het vooraf gebeurde en er ruimte was iets anders te regelen, een nadeel was dat alles verplaatst en gecommuniceerd moest worden. De nadelen winnen het hier, volgend jaar moet dit echt anders geregeld worden. Er moet een document komen met handtekeningen.
- De samenwerking en het oplossend denken van iedereen die erbij was, was erg goed en pro actief. Hierbij heb ik niets negatiefs te zeggen, het was erg pro actief en oplossend. Het enige nadeel was dat het overzicht minder was doordat iedereen wat deed maar dit is goed verlopen.
- De nieuwe locatie en de verandering van opstellingen waren na afweging van de consequenties goed: Het had verkeerd kunnen uitpakken, er had geen locatie gevonden kunnen worden en de tafel indeling had gevolgen kunnen hebben voor tradities die hierbij gebroken werden. Ik vind dat iedereen hier adequaat mee is omgegaan en het positief heeft opgevat.
Nadat ik van andere ook nog meer punten gehoord heb, heb ik mijn punten wel opnieuw bekeken en sommige aangepast. Dit vind ik een goed voorbeeld van een gezamenlijke evaluatie je bekijkt dingen niet alleen vanuit je eigen oogpunt maar ook vanuit die van de andere. Op deze manier ben ik tot goede conclusies gekomen. De nieuwe manier van oordelen bekijken op voorhand en achteraf was een grote eye opener ik had hierover gehoord en het leek me erg interessant. Ik heb zo ingezien dat het heel erg afhankelijk is of je alleen oordeelt of ook naar andere luistert. Wanneer je ook andere erbij betrekt bereik je een veel beter resultaat wat nu ook is gebleken.
Terugkoppeling
Ik zal de volgende keer weer alles goed bijhouden om een goed oordeel te kunnen geven. Het overleggen met iemand voor het officieel te presenteren geeft een goed gevoel, het geeft je zekerheid. Ook zal ik weer opzoek gaan naar nieuwe methodes van evaluatie het opent ogen en geeft een leuke draai aan een evaluatie ook zal ik altijd weer voorbereid te werk gaan en de rest hier ook op wijzen, dit werkt geordender en hierdoor ook sneller.
Ik zal de volgende keer weer alles goed bijhouden om een goed oordeel te kunnen geven. Het overleggen met iemand voor het officieel te presenteren geeft een goed gevoel, het geeft je zekerheid. Ook zal ik weer opzoek gaan naar nieuwe methodes van evaluatie het opent ogen en geeft een leuke draai aan een evaluatie ook zal ik altijd weer voorbereid te werk gaan en de rest hier ook op wijzen, dit werkt geordender en hierdoor ook sneller.
Visie
Situatie
Tijdens de organisatie van de Cantus is
het belangrijk dat er wordt gekeken naar wat bedrijven voor ons kunnen bekijken
en wat dit op de lange termijn kan betekenen. Hierbij kan je denken aan
sponsoring, locaties of levering van goederen. Het is dus niet voor één jaar
maar voor een langere periode. Het is hierbij ook belangrijk dat je niet kijkt
naar wat er nu mis gaat maar wat je eraan kan doen om dit te voorkomen in de
volgende edities.
Taken
Ik had de taak als mede hoofd Cantus om
ervoor te zorgen dat ik contacten legde met bedrijven over goederen die we
nodig hadden en eventuele samenwerking voor meerdere jaren om zo een win-win
situatie te creëren. Dit moest ik doen door goede gesprekken te voeren en in de
toekomst te kijken niet te kijken wat we nu al hadden en wat niet potentieel
was. Kijken naar nieuwe mogelijkheden.
Acties
Om goede situaties te creëren heb ik goed
gekeken naar wat voor soort bedrijven het waren, wat zij voor ons kunnen betekenen
maar ook wat wij voor hen kunnen betekenen om zo voor beide een goede situatie
te creëren. Met deze punten ben ik gesprekken in gegaan en heb de mogelijkheden
voor afgelopen jaar bekeken en gekeken wat dit op de langere termijn kon
betekenen. Ik heb hiervoor goede argumenten gebruikt en duidelijk geweest in
wat het allemaal inhield. Dat het niet een gewoon event is maar ook een grote
promotie door logo’s e.d.
Resultaat
Ik heb een aantal goede gesprekken gehad
met bedrijven die potentieel zag in het sponsoren / samenwerken met ons. Een
bedrijf was erg positief maar wilde hiervoor wel een tegenprestatie om te
bewijzen dat we er iets voor over hadden. Dit was een aantal uur flyeren voor
het bedrijf. Hierna heeft hij toegezegd om minimaal twee jaar goederen aan ons
te leveren voor een goede prijs. Dit was een goed resultaat en kunnen we in de
toekomst zeker mee verder als we ons blijven bewijzen.
Terugkoppeling
Om een goed resultaat te behalen bij een
bedrijf die er in eerste instantie geen belang bij heeft want er niet mee
bekend is heb ik erg veel gehad aan een goede voorbereiding. Goed bekijken wat
de win-win punten waren en weten wat te zeggen. Ik zal de volgende keer dan ook
weer goed voorbereid naar een gesprek toegaan en ook over de toekomst spreken
niet alleen over het heden.
Abonneren op:
Posts (Atom)